Il sistema di gestione dei documenti, consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file.

In termini tecnici si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinate regole.

La gestione documentale, può consentire persino la dematerializzazione dei documenti, trasformandoli da carteceo a digitale. Con il termine “dematerializzazione” si intende quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale (o conservazione sostitutiva, come definita in passato) utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.

Qualora invece i documenti siano prodotti già all’origine in formato digitale, non si parla più di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione” (dato appunto che il documento è già in digitale), ed anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.

La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

La gestione elettronica dei documenti, che propone Tecnologie Innovative, consentirà al cliente di:

• ridurre i volumi di carta stampata, trasformando l’azienda in una Azienda più green;
• ridurre gli spazi fisici degli archivi;
• ridurre i costi di gestione e processi interni più veloci e snelli;
• rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati), sia dal tempo che dall’uomo;
• rendere riservate le informazioni (ogni utente ha una sua profilazione, che gli da la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti, tutto questo è parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema);
• tramite una semplice connessione ad internet, i documenti saranno accessibili da qualsiasi luogo.